Compliance-Richtlinie

 

seit der Gründung vor über 20 Jahren hat sich Position-Control GmbH den Ruf eines verlässlichen und fairen Partners erworben. Diese Werte, gepaart mit innovativer Spitzenqualität, machten die Position-Control GmbH zu einem angesehenen, weltweit agierenden Hersteller von hydrostatischen und geotechnischen Messsystemen. Auch in Zukunft wollen wir diese Position halten und weiter ausbauen.

 

Zur Erfüllung dieser Aufgabe soll die Compliance-Richtlinie unser ethischer und rechtlicher Kompass sein. Sie enthält die grundlegenden Regeln für unser Verhalten innerhalb der Position-Control GmbH sowie gegenüber unseren Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit.

 

Die Compliance-Richtlinie ergänzt und präzisiert unsere Unternehmensgrundsätze verantwortlich, teamorientiert und unternehmerisch.

 

Die Geschäftsführung erwartet von jeder Mitarbeiterin und jedem Mitarbeiter und im besonderen Maße von den Führungskräften der Position-Control GmbH , dass die Regeln der Compliance-Richtlinie strikt eingehalten werden. Auf diese Weise wollen wir das mit der international führenden Position in unserer Branche verbundene Ansehen in der Fachwelt und der Öffentlichkeit wahren und ausbauen.

 

1 . D E F I N I T I O N E N  U N D  A N W E N D U N G S B E R E I C H

 

Compliance bedeutet Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Organmitglieder der Position-Control GmbH, nachfolgend einheitlich Mitarbeiter genannt.

 

 

2 . I N F O R M A T I O N S P F L I C H T

 

Jeder Mitarbeiter muss sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden EU-Richtlinien, Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen informieren. In Zweifelsfällen ist Rat bei der WUB Steuerberatung GmbH (Saarbrücken ), der zuständigen Fachabteilung oder bei im jeweiligen Land tätigen Juristen einzuholen.

 

Arbeitsanweisungen, Merkblätter usw., die die Regeln dieser Compliance-Richtlinie präzisieren und die von den Mitarbeitern zu beachten sind.

 

3 . G R U N D S Ä T Z L I C H E  V E R H A L T E N S A N F O R D E R U N G E N

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet,

 

_ die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen einzuhalten

_ fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu sein

_ das Ansehen der Position-Control GmbH zu achten und zu fördern

_ Interessenkonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden

_ sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen

_ die Gesetze und Bestimmungen über die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz und den Datenschutz einzuhalten

_ Compliance-Verstöße dem Compliance-Verantwortlichen unverzüglich zu melden.

Jeder Vorgesetzte ist darüber hinaus verpflichtet,

_ die Führungsgrundsätze der Position-Control GmbH einzuhalten

_ Mitarbeiter nur nach ihrer Leistung zu beurteilen und die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicherzustellen.

 

 

 

4 . G L E I C H B E H A N D L U N G

 

Benachteiligungen aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitern.

5 . V E R B O T  V O N  B E S T E C H U N G  U N D  K O R R U P T I O N

 

Korruption schädigt den Wettbewerb, verhindert „Fair Play“, entspricht nicht unseren Unternehmenswerten und setzt die Position-Control GmbH sowie jeden einzelnen ihrer Mitarbeiter einem unnötigen Haftungsrisiko aus.

Es ist strikt verboten,

_ in- und ausländischen Amtsträgern im Zusammenhang mit ihrer dienstlichen Stellung für die Vornahme oder Unterlassung einer Amtshandlung einen persönlichen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren

_ Mitarbeitern oder Vertretern in- oder ausländischer Unternehmen rechtswidrige persönliche Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren

_ unrechtmäßige Handlungen anderer Personen zu unterstützen

_ unrechtmäßige Handlungen mithilfe von anderen durchführen zu lassen, zum Beispiel von Angehörigen, Freunden, Agenten, Beratern, Planern und Vermittlern

_ rechtswidrige persönliche Vorteile zu verlangen oder anzunehmen.

 

6 . E I N L A D U N G E N , G E S C H E N K E  U N D  V E R A N S TA LT U N G E N

Einladungen und Geschenke gehören zum menschlichen Miteinander und höflichen

Umgang. Die Mitarbeiter der Position-Control GmbH dürfen Geschäftspartnern Einladungen aussprechen und Geschenke machen und von diesen Einladungen und Geschenke annehmen, soweit diese sich im angemessenen Rahmen bewegen [Warenwert <50 €].

 

Um bereits den Anschein von Korruption zu vermeiden, gelten folgende Regeln:

 

_ Mitarbeiter der Position-Control GmbH müssen Einladungen und Geschenke ablehnen, wenn sie ersichtlich oder vermutlich mit einer konkreten Erwartung einer irgendwie gearteten Gegenleistung verbunden sind.

_ Sie müssen Einladungen und Geschenke auch dann ablehnen, wenn die Annahme gegen Gesetze oder interne Weisungen verstoßen würde.

_ Mitarbeiter der Position-Control GmbH dürfen keine Zuwendungen verlangen. Bei der Gewährung von Vorteilen gilt Entsprechendes.

Die Teilnahme an Fachveranstaltungen durch Mitarbeiter der Position-Control GmbH ist zulässig und erwünscht. Das Gleiche gilt für die Durchführung von Fachveranstaltungen.

 

Einladungen zu und die Teilnahme an sozialen, gesellschaftlichen und Freizeit-Events im geschäftlichen Umfeld sind zulässig, wenn sie sich im angemessenen Rahmen bewegen. Sie dürfen keinesfalls auch nur den Eindruck erwecken, dem fairen Wettbewerb zu schaden oder Interessen zu vermischen.

7. V E R M E I D U N G  V O N  I N T E R E S S E N K O N F L I K T E N

 

Jeder Mitarbeiter muss seine privaten Interessen und die Interessen der Position-Control GmbH

streng voneinander trennen. Bereits der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden.

 

Um dies zu erreichen, dürfen die folgenden Aufträge nur dann erteilt und die Tätigkeiten nur dann durchgeführt werden, wenn sie vorher von dem zuständigen Geschäftsführer genehmigt wurden:

_ Aufträge an nahestehende Personen (zum Beispiel Ehegatten, Verwandte, Freunde und private Geschäftspartner)

_ Aufträge an Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten

_ Aufträge an Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 5 % und mehr beteiligt sind

_ Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen

_ Nebentätigkeiten für Geschäftspartner

 

Mitarbeiter, die sich direkt oder indirekt  mit 5 Prozent und mehr an einem Wettbewerbsunternehmen beteiligen möchten oder bereits beteiligt sind, müssen dies dem Compliance-Verantwortlichen melden. Es wird geprüft, ob ein Interessenkonflikt besteht.

 

 

8 . B E K Ä M P F U N G  V O N  G E L D W Ä S C H E

 

Die Position-Control GmbH arbeitet nur mit seriösen Geschäftspartnern zusammen, die sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen und keine illegalen Finanzmittel ver- wenden.

Jeder Mitarbeiter hat die Gesetze gegen Geldwäsche zu befolgen und Verdachtsmomente, die auf Geldwäsche hindeuten, unverzüglich dem jeweiligen Leiter der Buchhaltung und dem Compliance Verantwortlichen zu melden.

 

9 . A U S S E N W I R T S C H A F T  U N D  E X P O R T K O N T R O L L E

 

Die Position-Control GmbH beachtet die für die Exportkontrolle einschlägigen Rechtsnormen des nationalen und internationalen Rechts und wird damit ihrer Rolle als weltweit tätiges Unternehmen gerecht.

Genehmigungserfordernisse im Rahmen des Exports unserer Produkte sind strikt einzuhalten. Export- und Unterstützungsverbote müssen ausnahmslos beachtet werden.

Die aktuell geltenden Zollbestimmungen sind sowohl beim Export als auch beim Import von Waren einzuhalten.

 

1 0 . Z U S A M M E N A R B E I T  M I T  K U N D E N  U N D  L I E F E R A N T E N

 

Position-Control erwartet von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten

_ die Einhaltung aller geltenden Gesetze

_ das Unterlassen von Korruption

_ die Beachtung der Menschenrechte

_ die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit

_ die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs

_ insbesondere die Einhaltung der Export- und Importverbote sowie der Embargobestimmungen

_ den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter

_ die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur

Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz

 

dass diese Punkte auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt und eingehalten werden.

 

 

 

11 . A R B E I T S S I C H E R H E I T  U N D  U M W E L T S C H U T Z

 

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter und Besucher hat jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.

Jeder Mitarbeiter ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich

und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards zum Umweltschutz einzuhalten.

 

1 2 . D A T E N S C H U T Z

 

Als international tätiges Unternehmen ist für die Position-Control GmbH  die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnolgie ein unabdingbarer Bestandteil der Geschäfts- prozesse.

Hierbei sind die Mitarbeiter verpflichtet, personenbezogene Daten in allen Geschäftspro- zessen sensibel zu handhaben. Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Das gilt für Mitarbeiter- daten ebenso wie für Daten von Kunden, Lieferanten, Wettbewerben und sonstigen Personen.

Insbesondere darf eine Datenverarbeitung nur erfolgen, wenn der/die Betroffene zuvor ein- gewilligt hat oder dies aus anderen Gründen rechtlich zulässig ist. Mit personenbezogenen Daten ist sparsam umzugehen; ihre Verarbeitung muss in jedem Fall erforderlich sein.

Zur Gewährleistung effektiven Datenschutzes hat die Position-Control GmbH  Datenschutz- beaufragte bestellt und ents prechende Richtlinien erlassen.

 

1 3 . S C H U T Z  D E S  U N T E R N E H M E N S V E R M Ö G E N S

 

Jeder Vorgesetzte muss in seinem Verantwortungsbereich eine Organisation aufbauen, die das Unternehmensvermögen vor Verlust und Missbrauch schützt. Das Unternehmens- vermögen darf nicht für private Zwecke verwendet werden.

Der Einkauf und Verkauf von Unternehmensvermögen muss transparent, nachvollzieh- bar, wirtschaftlich und zu marktgerechten Konditionen erfolgen. Persönliche Interessen einzelner Mitarbeiter dürfen die Entscheidungen und wirtschaftlichen Transaktionen nicht beeinflussen.

Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur im

Rahmen des Aufgabengebiets verwendet werden.

 

1 4 . V E R H A L T E N  G E G E N Ü B E R  W E T T B E W E R B E R N

 

_ Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten

_ Es dürfen keine Preise, Mengen und Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden

_ Absprachen mit Wettbewerbern über eine Marktaufteilung sind nicht zulässig

_ Diese Regeln sind auch in der Verbandsarbeit zu berücksichtigen. Zulässig sind

Industriestatistiken ohne die Erkennbarkeit einzelner Unternehmen.

 

1 5 . S P E N D E N  U N D  S P O N S O R I N G

 

Position-Control GmbH leistet Geld- und Sachspenden für gemeinnützige und wohltätige Zwecke wie

Bildung, Wissenschaft, Kunst, Kultur, Sport und Soziales.

Spenden dürfen nur nach vorheriger schriftlicher Genehmigung des jeweiligen Geschäfts- führers in Übereinstimmung mit der gültigen Geschäftsordnung geleistet werden.

Position-Control GmbH tritt auch als Sponsor von Veranstaltungen und Projekten zugunsten der ge- nannten gemeinnützigen und wohltätigen Zwecke auf.

Das Sponsoring und die Leistung von Spenden hat in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und vorstehenden Regelungen zur Vermeidung von Korruption und Interessen- konflikten und zum Schutz des Unternehmensvermögens zu erfolgen.

 

 

1 6 . K O N S E Q U E N Z E N  B E I  C O M P L I A N C E – V E R S T Ö S S E N

 

Für Mitarbeiter können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

_ Abmahnung

_ Kündigung

_ Schadenersatzansprüche Dritter und der Position-Control GmbH

_ Geldstrafe und -buße

_ Freiheitsstrafe.

 

Für die  Position-Control GmbH können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

_ Schadenersatzansprüche Dritter

_ kostenintensive Gerichtsprozesse

_ Geldbuße und Gewinnabschöpfung

_ Imageverlust.

 

1 7. A N S P R E C H PA R T N E R  U N D  C O M P L I A N C E  Ve r a n t w o r t l i c h e r